Pap-Szabó Katalin a Debreceni Egyetemen terület- és településfejlesztő geográfusként szerzett diplomát, majd a Budapesti Corvinus Egyetemen folytatta tanulmányait, ahol okleveles igazgatásszervező oklevelet kapott. Jelenleg a Nemzeti Közszolgálati Egyetem Államtudományi és Nemzetközi Tanulmányok Karán államtudományi doktori képzésén vesz részt. Közigazgatási pályáját az egyetem elvégzése után 2003-ban a fővárosban kezdte, majd szülővárosában Szeghalmon alapított családot. Jegyzőként először Bucsa és Kertészsziget önkormányzatai által alapított Bucsai Közös Önkormányzati Hivatalt vezette, majd 2019-től a Gyomaendrőd, Csárdaszállás és Hunya önkormányzatai által létrehozott Gyomaendrődi Közös Önkormányzati Hivatalának jegyzője volt, egészen 2022. augusztus 31. napjáig.

Pap-Szabó Katalin a Békés Megyei Önkormányzati Hivatalt vezető jegyzőként az igazgatási munkán túl kiemelt jelentőséget tulajdonít a települések, – és ez által egész Békés megye – fejlesztésének. A hivatalnál korábban kialakított magas színvonalú projektmenedzsment tevékenység folytatása elsődleges célkitűzései között szerepel.